งานธุรการ

          งานธุรการ กองการเจ้าหน้าที่ มีหน้าที่ความรับผิดชอบดำเนินการเกี่ยวกับการบริหารงาน  สารบรรณ การรับ-ส่ง ร่างโต้ตอบหนังสือราชการทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย เวียนหนังสือราชการ ดูแลการลงเวลาปฏิบัติราชการ รวบรวมสถิติการปฏิบัติงานทุกประเภท การลาประเภทต่าง ๆ ดูแลการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุครุภัณฑ์ การเบิกจ่ายเงินค่าตอบแทน จัดทำงบประมาณ แผนปฏิบัติราชการ ดูแลอาคารสถานที่ การใช้รถยนต์ การผลิตเอกสาร การเผยแพร่ข่าวสาร ประชาสัมพันธ์ ประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องแบ่งหน้าที่การปฏิบัติราชการภายในออกเป็น 4 หน่วย คือ

หน้าที่และความรับผิดชอบของงานธุรการ

1. หน่วยสารบรรณและผลิตเอกสาร มีหน้าที่เกี่ยวกับ 

          มีหน้าที่เกี่ยวกับลงทะเบียนรับหนังสือราชการจากหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยลงในระบบคอมพิวเตอร์ของงานธุรการนำหนังสือรับเข้าแฟ้มเสนอหัวหน้างาน และผู้อำนวยการกองการเจ้าหน้าที่ ตามลำดับ จำแนกหนังสือของแต่ละหน่วยงานลงสมุด และส่งให้กับหน่วยงานในกองการเจ้าหน้าที่ เวียนหนังสือของหน่วยราชการให้บุคลากรรับทราบทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ควบคุมการออกเลขที่หนังสือของหน่วยงานในกองการเจ้าหน้าที่ติดประกาศประชาสัมพันธ์ข่าวสารข้อมูลของหน่วยราชการทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยร่างโต้ตอบหนังสือราชการ เตรียมเรื่อง และเตรียมเอกสารสำรับการประชุมบันทึกเรื่องเสนอที่ประชุม จัดพิมพ์รายงานการประชุม คณะกรรมการบริหารกองการเจ้าหน้าที่ ควบคุมดูแลเครื่องถ่ายเอกสาร และเครื่องโรเนียวเอกสาร ถ่ายเอกสารโรเนียวเอกสาร รวบรวมสถิติการถ่ายเอกสาร 

2. หน่วยการเงินและพัสดุ มีหน้าที่เกี่ยวกับ 

      มีหน้าที่เกี่ยวกับการเงินสำรองจ่ายในวงเงิน  700,000 บาท  ตรวจสอบความถูกต้องเอกสารการเบิกจ่ายค่าสวัสดิการของบุคลากร ทั้งภาครัฐและเอกชน (งบแผ่นดิน/งบรายได้) ขออนุมัติเบิกจ่ายเงินบุคลากรปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ จัดทำรายชื่อบุคลากรเพื่อขออนุมัติเบิกจ่ายค่าตอบแทนอำนวยความสะดวกในการลงทะเบียนเรียนและบรรยายภาคฤดูร้อน ตรวจสอบความถูกต้องเอกสารใบแจ้งหนี้การเติมน้ำมันเชื้อเพลิงรถยนต์จำนวน ๓ คันจัดทำเรื่องเบิกจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ของกองการเจ้าหน้าที่ ตรวจสอบความถูกต้องเอกสารผู้ประกอบการค้า ที่ใช้เงินสดดำเนินการตามระเบียบพัสดุมหาวิทยาลัย เขียนเช็คเงินสดจ่ายรายบุคคล/หน่วยงาน/ผู้ประกอบการ การถอนเงินฝากระบุผู้รับเช็คและจำนวนเงินที่ผู้บริหารกองเป็นผู้ร่วมลงนามในสมุดเช็คเงินสด ควบคุมดูแลบันทึกบัญชีรายการเขียนเช็คทุกประเภท จ่ายเงินค่าตอบแทน/ลงทะเบียน/บรรยายภาคฤดูร้อน/เงินอุดหนุนอุทิศเวลาและเงินอบรมภาษาต่างประเทศ  ตรวจสอบเอกสารความต้องการจัดซื้อ/จัดจ้างพัสดุจากหน่วยงานกองการเจ้าหน้าที่ จัดทำรายการจัดซื้อ/จัดจ้าง/ซ่อมพัสดุ โดยใช้เงินสดไปดำเนินการเสนอต่อผู้บริหารเพื่อพิจารณาติดต่อผู้ประกอบการค้า ดำเนินการขอใบเสนอราคาเพื่อประกอบการพิจารณาคุณภาพและราคาภายในวงเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรร ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารของผู้ประกอบการค้า ดำเนินการตามระเบียบพัสดุของมหาวิทยาลัย ขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง/ซ่อม โดยใช้เงินสดไปดำเนินการเสนอต่อผู้บริหารเพื่อพิจารณา ตรวจสอบความถูกต้องเอกสาร ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี เมื่อผู้ประกอบการส่งมอบพัสดุ จัดทำเอกสารแนบเบิกเงินเสนอผู้บริหารลงนามและส่งเรื่อง เพื่อทำการบันทึกการเบิกจ่ายในระบบ 3 มิติ ตรวจสอบระบบการเงินที่มหาวิทยาลัยส่งคืนให้กอง จากระบบ 3 มิติ และสมุดบัญชีรายวัน (ในวงเงิน  700,000 บาท) ติดต่อธนาคารออมสินเพื่อปรับสมุดบัญชีสรุปการใช้จ่ายเงินสำรองและงบคงเหลือ  (ในวงเงิน  700,000 บาท) เสนอต่อผู้บริหารเพื่อส่งหัวหน้าสำนักตรวจสอบภายใน การเงินสำรองจ่ายในวงเงิน  480,000 บาท ตรวจสอบความ  ถูกต้องเอกสารการยืมเงินทดรองจ่ายเบี้ยประชุมกรรมการพิจารณา ตำแหน่งทางวิชาการ/กรรมการกลั่นกรองตำแหน่งทางวิชาการ/กรรมการอ่านผลงานทางวิชาการ เขียนเช็คเงินสดจ่ายเงินผู้ยื่นเรื่องยืมเงินทดรองจ่าย  เสนอผู้บริหารร่วมลงนามในสมุดเช็คเงินสด ลงบันชีบันทึกรายการเขียนเช็คทุกประเภท ตรวจสอบระบบการเงินที่มหาวิทยาลัยส่งคืนกองการเจ้าหน้าที่ จากระบบ 3 มิติ และสมุดบัญชีรายวัน (ในวงเงิน 480,000 บาท) ติดต่อธนาคารออมสินเพื่อปรับสมุดบัญชี สรุปการใช้จ่ายเงินสำรองและ  งบคงเหลือ (ในวงเงิน 480,000 บาท) เสนอต่อผู้บริหารเพื่อส่งหัวหน้าสำนักตรวจสอบภายในการเบิกเงินในระบบ 3 มิติตามหมวดงบประมาณประจำปี ดำเนินการเบิกเงินในระบบ 3 มิติ ออกเลขที่ระบุ วันเดือนปี จำนวนเงิน สวัสดิการค่าการศึกษาบุตร/ค่ารักษาพยาบาล (งบแผ่นดิน/งบรายได้) ดำเนินการเบิกเงินในระบบ 3 มิติ ออกเลขที่ ระบุวันเดือนปี จำนวนเงิน ค่าตอบแทนนอกเวลาราชการ/ลงทะเบียนเรียน/บรรยายภาคฤดูร้อน การเบิกเงินในระบบ 3 มิติ ออกเลขที่ ระบุวันเดือนปี จำนวนเงิน จัดซื้อ/ จัดจ้าง/ซ่อม ค่าวัสดุสำนักงาน และค่าน้ำมันเชื้อเพลิง การเบิกเงินข้ามปีงบประมาณในระบบ 3 มิติ ภายใน 30 วัน นับจากวันที่ได้รับอนุมัติจากกองแผนงาน จัดทำรายงานการตรวจสอบพัสดุ/ครุภัณฑ์  กองการเจ้าหน้าที่ จัดทำสินทรัพย์ในระบบ 3 มิติ จัดเก็บ ออกเลขที่รหัส พ่นสีรหัสสินทรัพย์ที่ขึ้นทะเบียนเรียบร้อยแล้ว แจ้งเวียนหนังสือให้ทุกหน่วยงานส่งสำเนาโครงการต่าง ๆ และงบลงทุนที่ได้รับอนุมัติแล้วแต่ไม่สามารถเบิกเงินภายในวันที่ 15 กันยายน จัดทำในระบบ 3 มิติ เพื่อกันเงินแต่ละโครงการและงบลงทุน เสนอผู้บริหารลงนามและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ขออนุมัติกันเงินงบประมาณประจำปี สรุปจำนวนเงินของโครงการและงบลงทุน เสนอกองแผนงานเพื่อพิจารณาอนุมัติ ดำเนินการ  เบิกเงินในปีงบประมาณใหม่ ตามที่กองแผนงานอนุมัติจำนวนเงินของโครงการและงบลงทุน นำเอกสารกันเงินที่ได้รับอนุมัติจากกองแผนงานลงในระบบ 3 มิติ และดำเนินการเบิกเงินในระบบ 3 มิติ ออกเลขที่ ระบุวันเดือนปี จำนวนเงิน ของโครงการต่าง ๆ และงบลงทุนตามที่กันเงินไว้ภายในปีงบประมาณตรวจสอบความถูกต้องเอกสารการเบิกเงินกันโครงการต่าง ๆ และงบลงทุน เสนอผู้บริหารลงนาม และจัดส่งงานการเงินและงานงบประมาณดำเนินการต่อไป

3. หน่วยวิเคราะห์นโยบายและแผนและประกันคุณภาพ มีหน้าที่เกี่ยวกับ 

          มีหน้าที่เกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณแผ่นดิน และงบประมาณรายได้ จัดทำแผนปฏิบัติราชการประจำปี ติดตามผลการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนปฏิบัติราชการ จัดทำแผนพัฒนากองการเจ้าหน้าที่เป็นรายปี จัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ  เกี่ยวกับการวางแผน สำรวจความต้องการครุภัณฑ์ของหน่วยงาน ดูแลการจัดทำประกันคุณภาพการศึกษากองการเจ้าหน้าที่ ประสานงานกับหน่วยต่าง ๆ  ในการดำเนินงานตามระบบการประกันคุณภาพการศึกษา ประสานงานสำนักประกันคุณภาพการศึกษา

4. หน่วยการเจ้าหน้าที่และกิจการพิเศษมีหน้าที่เกี่ยวกับ 

          มีหน้าที่เกี่ยวกับรับผิดชอบดูแลบัญชีการลงเวลาปฏิบัติราชการของบุคลากร กองการเจ้าหน้าที่ ลงบันทึกข้อมูลการลาของบุคลากรลงในสมุดและลงในระบบ Program Oracle Application Server From Service สรุปสถิติการลาทุกประเภทของบุคลากรจัดตั้งแฟ้มเก็บเอกสารบัญชีลงเวลาปฏิบัติราชการ/การลาทุกประเภท จัดทำบัญชีรายชื่อพร้อมสรุปวันลาของบุคลากรเพื่อเสนอพิจารณาเลื่อนเงินเดือน และเงินอุดหนุน ตรวจสอบบัญชีรายชื่อบุคลากรผู้มีสิทธิได้รับเงินอบรมภาษาที่สอง จัดส่งบุคลากรเป็นกรรมการควบคุมการสอบไล่ แจ้งเวียนหนังสือเกี่ยวกับการอบรม/สัมมนาให้บุคลากรรับทราบและจัดส่งรายชื่อบุคลากรเข้ารับการอบรม/สัมมนาทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ลงบันทึกข้อมูลบุคลากรเข้ารับการอบรม/สัมมนาในระบบ Program Oracle Application Server From Service ประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ เรื่องการขอใช้รถยนต์ ดำเนินการขอใช้รถยนต์ของบุคลากรทุกหน่วยงานในกองการเจ้าหน้าที่ ควบคุมตรวจสอบการเบิกจ่ายน้ำมันเชื้อเพลิง ดำเนินการแจ้งเรื่องซ่อมรถยนต์ ดำเนินการจัดส่งพนักงานขับรถยนต์ไปคุมสอบภูมิภาค ดูแลอาคารสถานที่

Who' online

We have 5 guests and no members online